Проект ДПА

В 2005 году Государственная налоговая администрация Украины приняла решение о внедрении органах государственной налоговой службы ERP-системы. Проведя анализ рынка, и многоэтапный конкурс руководством ДПА было принято решение выбрать существующую систему и адаптировать ее под нужды ДПА Украины. Компания "Интеллект-Сервис" г. Киев стала победителем конкурса и внедрила во всех органах ДПА (более 500 подразделений) программный комплекс "ДПС-Про" (версия «ИС-Про», адаптированная под нужды ДПА). В проекте ДПА принимали участие все дилеры и дистрибьюторы компании "Интеллект-Сервис". Наша компания, как дистрибьютор, проводила внедрение в Днепропетровской (28 органов ДПА) и Запорожской (26 органов ДПА) областях.

 

В 2006 году была проведена инсталляция комплекса "ДПС-Про" во всех областных, городских, районных ДПИ двух областей. Проведены семинары по обучению начальников и специалистов финансово-экономических отделов, начальников и специалистов отделов кадров и IT-специалистов. В 2007 году комплекс был переведен в промышленную эксплуатацию.Список решаемых задач: "Бухгалтерский учет", "Заработная плата", "Кадровый учет", "Консолидированная отчетность".

 

Текущее состояние управления государственными финансами Украины

Одной из ключевых составляющих в системе государственного управления является общегосударственная финансовая система. Распределение полномочий между субъектами финансовой системы, принципы построения ее структуры выступают факторами социально-экономического развития и инструментом государственного регулирования. За годы независимости в нашей стране проведены значительные реформы в сфере государственных финансов, созданы законодательные предпосылки для обеспечения макроэкономической сбалансированности. Создана бюджетная классификация доходов и расходов, которую адаптировано к международным стандартам по вопросам статистики государственных финансов. Осуществлен переход к казначейскому обслуживанию бюджетов всех уровней. С 2001 г. Госказначейство Украины является участником Системы электронных платежей Национального банка Украины. Начиная с 2002 г., планирования расходов государственного бюджета осуществляется на принципах программно-целевого метода. Нужно отметить, что система государственных финансов в целом отвечает требованиям современной рыночной экономики и основным приоритетам экономического развития страны. Однако все указанные достижения имеют общегосударственный характер, тогда как отдельным составляющим финансовой системы, касающийся локального уровня органа-распорядителя государственных средств, уделяется все еще недостаточно внимания.

Исследования показывают, что построение комплексной системы управления государственными финансами должно начинаться с построения отдельных ее составляющих, а обеспечение гармоничного развития такой системы возможно только при условии внедрения на локальном уровне современных стандартов и инструментов управления на уровне отдельных министерств и ведомств, которые являются главными распорядителями средств или ответственными исполнителями бюджетных программ.

Проблемы управления государственными финансами на уровне министерства

Осуществление управления государственными финансами на уровне министерства или ведомства обусловлено несколькими факторами, которые приведены ниже.

Функциональная разветвленность мест возникновения и фиксации расходов

На разных уровнях управления бюджетным процессом существуют различные ресурсы (например, персонал, основные средства), аспекты учета которых касаются различных департаментов или отделов. При этом удачное управление такими ресурсами возможно лишь при условии эффективной координации управленческих решений между службами учреждения и идентичного отражения в обсчете одинаковых показателей. На сегодня в большинстве министерств и ведомств каждая служба использует собственное локальное программное обеспечение, что приводит к дублированию информации, к возникновению несовпадений между одинаковым показателям, увеличивает документооборот.

Территориально распределенная структура

Большинство распорядителей бюджетных средств имеют двух-, а то и трехуровневые структуры управления. На практике главный распорядитель средств осуществляет управление территориально распределенным учреждением только на основании централизованной сводной информации о деятельности распорядителей средств низшего уровня (балансовая отчетность) за определенный период (квартал, год).
Исследования показывают, что квартальная периодичность сбора такой отчетности не позволяет оперативно принимать управленческие решения по использованию бюджетных средств, не обеспечивает своевременной информацией для принятия оперативных управленческих решений. В результате растет бюджет и внебюджетная задолженность, накапливаются значительные остатки средств на регистрационных счетах и ​​т. п..


Наличие в структуре министерства нетипичных подразделений


Довольно часто министерство (ведомство) является главным распорядителем  средств по выполнению бюджетных программ, в рамках которых осуществляют деятельность бюджетные учреждения и организации, учет в которых не является типичным для самого
министерства или содержит особенности или дополнительные участки учета (например, учебные заведения, базы отдыха). Кроме того, большинство государственных учреждений является основателями государственных предприятий, деятельность которых имеет коммерческий характер и также координируется министерством (ведомством).
Для эффективного управления ресурсами таким организациям нужна учетная с
истема, интегрирующая в себя модули бухгалтерского
учета бюджетных учреждений и модули управленческого учета, специфические для коммерческих учреждений, учреждений образования, науки и т.д..


Наличие изменений в объемах и структуре финансирования органов министерства в течение бюджетного периода


Утверждение помесячной росписи ассигнаций для каждого распорядителя средств в разрезе бюджетных программ осуществляется на начало года. При этом для обеспечения своевременного и эффективного расхода средств в течение года, даже при детальном планирование, требуется оперативное внесения изменений, которые, в свою очередь, приводят к накоплению большого объема информации в разрезе дат, учреждений и кодов расходов. Кроме того, при внесении каждой следующей смены следует учитывать ранее осуществлены изменения и при этом не превысить установленные  лимиты. В большинстве министерств и ведомств, в том числе в системе органов налоговой службы, такие операции осуществляются в в ручном режиме, что осложняет определение параметров внесения изменений и замедляет процесс их регистрации.


Недостаточность показателей для планирования


В соответствии со ст. 7 Бюджетного кодекса Украины от 21.06.2001 г. № 2542-III (с изменениями и дополнениями) одним из основных принципов бюджетной системы Украины является принцип обоснованности, что предвидит формирования расчетов как доходов, так и расходов бюджета на основе их детального плана. Сегодня на государственном уровне методика такого планирования не утверждена, но ГНА Украины еще в 2004 г. был разработан и внедрены ведомственные методические рекомендации по планированию и формирование доходов и расходов на содержание органов ГНС с использованием детализованых расчетов расходов в разрезе распорядителей средств всех уровней, подчиненных учреждений образования и науки. При этом возникает необходимость точной фиксации не только данных бухгалтерского учета, но и управленческих показателей для создания статистической базы планированию расходов на следующий год. Ведь эффективное планирование расходов на уровне главных распорядителей на следующий период должно осуществляться на основе данных текущего периода и специальных расчетов по каждому коду расходов с применением не только стоимостных (балансовая отчетность), но и количественно-качественных показателей.


ERP-система - эффективный инструмент управления финансами на уровне министерства


Решение вышеперечисленных проблем для обеспечения эффективного управления государственными финансовыми ресурсами на уровне министерства или ведомства в современных условиях стало невозможным без применение новейших автоматизированных систем и компьютерных технологий.
До 2005 г. органы ГНС работали  на базе программного продукта «Парус», который внедрен с 1997 г. Эта система уже не удовлетворяла потребность финансовых служб в части своевременного поступления, обработки и особенно анализа полученной информации, было отсутствие возможности планирования  и обработки оперативных данных по разовым затратам. Проведенные исследования показали, что решить поставленные задания возможно с использованием в органах ГНС системы специализированного класса - ERP-системы, назначением которой является автоматизация бухгалтерского, управленческого и налогового планирования и учета. Структура системы не ограничена учетом бухгалтерских операций, а включает в себя блоки материально-технического снабжение, финансового менеджмента, управления персоналом и бюджетирование.
При выборе системы, нужной для решения поставленных задач, рассматривалось два варианта: разработка системы силами собственного Департамента информации и приобретение уже существующей системы. Анализ выявил, что создание собственной системы - это долго-длительный процесс, который продлится несколько лет, а проект по созданию такой системы потребует финансирование в несколько миллионов долларов коллективом с нескольких десятков опытных разработчиков.
Учитывая достаточно большое количество участников современного украинского рынка ERP-систем, было
принято решение выбрать уже существующую систему, но при этом адаптировать  ее для нужд ГНА Украины. При выборе системы основное внимание было уделено таким требованиям: опыт внедрения системы в бюджетных учреждениях и органах управления; опыт использования системы в территориально разветвленных учреждения; наличие постоянной организационно технической поддержки системы в областных центрах Украины.
В итоге было выбрано комплексное украинское решение, состоит из двух программных продуктов: системы управления предприятием - «ДПС-О» и системы корпоративного бюджетирования и документооборота - «ГНС-Смета».


Результат от внедрения ERP-системы в органах ГНС Украины


В ходе внедрения программного комплекса задачи межуровневого обмена данными и бюджетирования была возложена на программу «ГНС-Смета», а именно: планирования годовых расходов на содержание органов ГНС и создания годового предложения; анализ расходов и внесения изменений в сметы и планов асигну-ний; формирования распределений средств на финансирование органов ГНС Украина. Задачи локального управления и учета было решено по-мощью ERP-системы «ДПС-О», в частности: составление штатного расписания, ведения учета кадров и за-работной платы; формирования балансовой отчетности и учет бухгалтерских операций. В процессе внедрения модулей программного обеспечения было проведено большое количество функциональных доработок, в результате чего было создано комплексное решение, дающее возможность автоматизировать все основные финансово-хозяйственные аспекты управления бюджетными средствами на уровне главного распорядителя средств и подчиненных органов налоговой службы, учреждений образования и науки. Качество созданного программного продукта и его функциональные возможности в июле 2006 г. были презентованы представителям Всемирного банка, который предоставил Украина заем для реализации Проекта модернизации налоговой службы Украины. По заключению соответствующих специалистов мировым одного банка введено решение полностью соответствует современным стандартам управления и может быть рекомендовано для управления государственными финансами в других ведомствах.
В результате внедрения системы в ГНА Украины и при реализации пилотных проектов на уровне город-район и область-район был достигнут ряд изначальных целей, которые были поставлены перед внедрением проекта, а именно: планирование, учет и анализ выполнения доходов и расходов: автоматизированы все операции по формированию  доходов и расходов и планов ассигнований, внесения изменений в сметы и планов ассигнований, распределения финансирования; все документы и показатели, касающиеся планирования и выполнение расходов, хранятся в единой базе данных, что значительно упрощает процедуры срочного внесения изменений и пересмотра истории изменений; реализована функция автоматического распределения средств  органам пропорционально остатка финансирования; стандартизировано внутри выходные формы для всех органов ГНС, связанные с выполнением плана ассигнований; для областных органов ГНС внедрен жесткий программный контроль, а именно проверка на непревышения предложения с финансирования, которая поступила с ГНА Украины; электронные документы для Госказначейства формируются в формате ПО «Сеть» непосредственно с рабочего места «ГНС-Смета»; реализована возможность получения планов годовых расходов в едином формате от подведомственных налоговых органов и последующей автоматической проверки таких планов; реализована возможность сбора, проверки, дальнейшей консолидации балансовой отчетности органов ГНС и построения аналитических отчетов по каждому КПКВ, КЭКР и учреждения; управления персоналом - учет кадров и заработная плата: реализована возможность планирования нескольких вариантов штатного расписания с последующим его утверждением и использованием в кадровой службе; объединены в единую базу данных все операции, связанные с учетом кадров и заработной платы; создан единое информационное пространство для сотрудничества кадровой службы и расчетного сектора бухгалтерии; создана возможность автоматического отображения в бухгалтерии приказов на перемещение работников, установление надбавок, доплат и премирования; реализовано экспорт электронных данных о госслужащих в формате Главгосслужбы; бухгалтерский и управленческих учет расходов: контроль за всеми расходами и их учет осуществляются на всех участках в едином программном комплексе, дает возможность централизованно регистрировать информацию о выполнении сметы и контролировать не превышения запланированных показателей; создан дополнительный аналитический (управленческий) разрез учета использования общего
фонда - направление расходов. Классификаторов направлений расходов состоит из 8 знаков, позволяет с большей точностью учитывать, анализировать, контролировать и планировать расходы в разрезе не только КЭКР (имеющий 4 зна-ки), но и по конкретным направлениям расходов в пределах одного КЭКР; бюджетный контроль за использованием средств осуществляется не только на основании сметы, но и с учетом планового реестра закупок (бюджета) в единой базе данных ведется обсчет средств специального фонда бюджета в разрезе видов поступлений и КЭКР; реализована возможность осуществления учета и контроля проведения закупок в разрезе позиций государственного классификатора товаров, работ и услуг, что позволило наладить постоянный контроль за соблюдением требований законодательства о предельных сумм при осуществлении закупок за государственные средства; учетные проводки формируются в главной книге учреждения, дает возможность автоматического формирования месячной, квартальной и годовой отчетности; договоры в системе используются не только как аналитический измерение, но и как полноценная задача с такими возможностями: ведение картотеки договоров в разрезе центров ответственности и контрагентов; ведения корреспонденции по договоров; ведение истории изменений в договоров; ведение истории расчетов по договоров; технические аспекты: большинство нормативно-справочной информации, используется в различных задачах, объединены в отдельную подсистему: контрагенты; номенклатура материалов; подразделения; должности; КПКВ; КЭКР; данные программного комплекса хранятся в одной СУБД Oracle, что повышает надежность их хранения и упрощает администрирование.


Развитие функциональных возможностей системы в ГНА Украины


Полученные от внедрения программного комплекса результаты позволили на уровне главного распорядителя средств обеспечить эффективное решение учетных задач и задач оперативного управления денежными расходами. Эволюционным продолжением организационные-программного решения, которое сегодня внедряется на всех уровнях управления финансирования мы органов ГНС, будут мероприятия по автоматизации следующих задач: управления человеческими ресурсами и планирования расходов на удержании персонала, которое будет не только на основе данных предыдущих периодов и существующей численности, но и исходя с «производственной» потребности в гос служащих на следующий год, т.е то согласно основным каноном ERP-систем - «планирование по потребностям»; управления капитальными издержками - создание единой базы да-ных о состоянии материально-техни-ческого обеспечения органов ГНС на основе проведения инвентаризация необоротных активов и вне-сения полученных данных в базу программного комплекса, что позволит возможность оперировать не только бухгалтерской составляющей обли-ку, но и оперативно управлять раз-мещение и использованием этих активов; повышение уровня аналитически-го учета затрат i использования в текущем учете тех же уровней аналитики, и в процессе планирования, даст возмож-ность осуществлять корректен-факторный анализ отклонений и определять действительные факторы отклонений фактических показателей от плановых; оперативный мониторинг текущих ного состояния задолженности и ста-ну остатков средств, а именно сбор оперативной отчетной информации с подчиненных органов ГНС с недельной периодичностью.


Вывод


Применение автоматизированной системы управления государственными финансами на уровне министерства или ведомства, как показывает практика ее внедрения в органах ГНС, позволит в сети АРМ специалистов главных распорядителей средств и подчиненных орга-нов достичь оптимальной организа-ции документооборота, обеспечить взаимосвязь регистров бухгалтерского учета, отчетных форм, статистических показателей и бюджет и на основе обобщения, интерпретации и анализа этой информации получить ответ на главный вопрос: как работают бюджетные финансовые ресурсы и как заставить их работать лучше. Ведь современный финансист должен не только подсчитывать ре-результаты, но и активно влиять на их формирования.
На сегодня в процессе внедре-ния программного комплекса на уровне областных органов ГНС про-исходит завершающий этап обработки его составляющих, по-сле завершения которого готово ре-шение можно будет ис-в других органах государственного управления. Наличие готовой Методики внедрения и опытных специалистов позволит значительно уменьшить себестоимость работ по внедрение этой системы на всех уровнях управления государственными финансов. Кроме того, внедрение такой системы не только на микро-, но и на макроэкономическом уровне обеспечить обратную связь между всеми уровнями распорядителей средств, позволит избежать непредвиденных расходов и потерь, обеспечить эффективное и экономное использования финансовых ресурсов.