Формирование заявки на получение сертификатов открытых ключей происходит на основании самостоятельно сгенерированных личных секретных ключей руководителей и учреждения (аналог печати), а также лица, которое будет подписывать налоговые накладные и Приложение № 2 к налоговой накладной.

Секретные ключи не подаются в сертификационный центр, они хранятся у должностного лица. В УСЦ предоставляются сформированные в программном комплексе файлы заявок на любом электронном носителе. На основе заявок будут сформированы соответствующие сертификаты ЭЦП.
Пользователь программного комплекса "MEDOC" не может самостоятельно отправить заявку на получение сертификата по электронной почте.
Шаг 1. Создание заявки на получение сертификата.

Зайдите в главном меню программы Адмiнiстрування -> Сертифiкати. Перейдите на вкладку "Заявки на сертифiкат"

1. На панели инструментов виберите команду Створити запис, или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+I.

2. Откроется окно Формирование заявок на сертификат в УСЦ. Внимательно прочитайте соглашение об ответственности за сохранность секретных ключей и согласитесь с условиями соглашения.

3. Укажите фамилию, имя и отчество лица, уполномоченного получить сертификаты для учреждения и его контактный телефон. Эти сведения автоматически добавятся в поля электронной заявки на получение сертификатов.

Далее следует указать, какие именно заявки формировать: на получение ЭЦП печати учреждения, руководителя, бухгалтера, технологический сертификат или сотрудника. Установите галочку напротив нужной заявки и нажмите Создать.

(ЭЦП сотрудника - предоставляет право определенном сотруднику предприятия (кроме руководителя и бухгалтера) подписывать налоговые накладные и Приложение № 2 к налоговой накладной)

4. Создались (появились записи сформированных заявок в таблице на закладке Заявки на сертификат) и автоматически открылись в отдельных закладках все указанные в предыдущем шаге заявки.

Большинство полей заявок заполняются автоматически данными из карточки предприятия. Если в карточке предприятия отсутствуют данные, которые являются необходимым минимумом для заявки, заполните их вручную. (Поля, подсвеченные желтым цветом, доступны для заполнения и редактирования.)

5. В строке состояния документа выберите вкладку Наступні дії и нажмите Перевірте заявку.

Проверяется наличие заполнения обязательных полей в заявке и, в случае отсутствия обязательных данных, система подсветит красным цветом те поля, которые необходимо заполнить.

Исправьте ошибки и снова выполните проверку.

6. Сохраните заявку, нажав кнопку или комбинацию клавиш Ctrl + S.
Шаг 2. Генерация файла заявки на получение сертификата для предоставления в центр УСЦ

1. Для того, чтобы сгенерировать заявку на получение сертификатов, на панели состояния документа выберите закладку Наступні дії и нажмите Сгенеруйте заявку і секретний ключ.

2. Откроется окно генерации файла заявки. Заполните предложенные поля формы.

3. Выберите в появившемся окне Сберегти на диск.

Далее укажите путь к каталогу (внешнего электронного носителя) для сохранения файлов заявки и секретного ключа.

Подтвердите выбор, нажав кнопку Ok.

4. Результатом генерации будет создание файлов заявки и секретного ключа и сохранение их по указанному пути, о чем система оповестит пользователя.

Расширения в названиях файлов личных ключей, заявок и сертификатов имеют специальное назначение и менять их нельзя.

Ниже приведены форматы расширений файлов и пояснения к ним:

*. sk - личный (секретный) ключ цифровой подписи в АСЦ "УСЦ". Файлы с таким расширением до сертификационного центра не предоставляются, они хранятся у должностного лица. Нужно дополнительно позаботиться о защите этой информации.

Ответственность за сохранность секретных ключей и паролей к ним возлагается на заявителя;

*. РСК - файл, содержащий электронную заявку на получение сертификата открытого ключа цифровой подписи в сертификационном центре УСЦ и Карточку регистрации электронной заявки на усиленный сертификат подписчика ЭЦП. Файлы с таким расширением предоставляемых в сертификационного центра на внешнем электронном носителе.

Карточка регистрации электронной заявки помещается также и в Реестр отчетов в том отчетном периоде, когда в программе формировалась заявка, ее нужно распечатать, подписать и поставить мокрую печать учреждения.